#8 | L'IA dans Excel : création de formules et automatisation

mai 14, 2024

Hello à tous, bienvenue sur cette 8ᵉ édition ! 🎉

Après avoir réalisé mes dernières newsletters sur des sujets plus généraux avec les outils IA et les prompts, je reviens sur des cas concrets qui devraient toucher un maximum de personnes : l’IA sur Excel.

Si vous avez 10 min : vous pourrez voir en détails ce que l’on peut faire avec un modèle IA sur excel.

Si vous avez 2 min : rendez-vous directement sur les vidéos à la fin de chaque cas pour voir la démo.

Case Study : Booster Excel avec l’IA

Sur ce cas concret, vous retrouverez 2 parties :

une présentation d’un outil clé en main pour utiliser l’IA dans excel. Une occasion de parcourir plusieurs cas et c’est utilisable pour vous en quelques clics.
l’application d’un cas concret sur-mesure

1) Des formules IA clé-en-main sur Excel

L’idée est d’automatiser des tâches en restant sur Excel (Gsheets précisément). Pour cela, on va utiliser un outil clé en main : GPT for Sheets.

C’est une extension instable en 2 clics ici et qui s’appuie sur l’API d’Open AI (ou d’un autre modèle).

On retrouve énormément de formules disponibles prêtes à l’emploi, à savir :

=GPT(”prompt”;”valeur”)
=GPT_SUMMARIZE(”texte”;”format de sortie”)
=GPT_CLASSIFY(”valeur”;"liste_categories")
=GPT_TAG(”valeur”;”liste_tags”;”exemples”;”nombre_tags”)
=GPT_TRANSLATE() / GPT_FORMAT() / GPT_EXTRACT() → assez peu utiles sauf cas particulier, voir démo plus bas

Les modèles IA sont particulièrement utiles dans du traitement de texte donc la plupart des fonctions tournent autour de ce sujet.

Mais avec la disponibilité récente de GPT Vision, on peut aussi faire de l’analyse d’image. Pratique pour extraire certaines informations depuis un screenshot ou une image. La formule accepte uniquement les URLs des photos en format image (png, jpg, jpeg, webp ou gif).

Il y a également une fonction de recherche web pour scraper les informations d’URLs que vous avez à disposition. La fonction se nomme GPT_WEB(“prompt”;”url”), elle reposerait sur Perplexity (ce n’est pas très clair dans la documentation). Très puissant, puisque ça permet d’extraire des informations directement d’un url.

Voici un aperçu des fonctionnalités en vidéo :

Vous pouvez retrouver ce template mis à disposition par l’entreprise pour voir les fonctions.

⚠️ Certaines fonctions assez basiques comme le formatage ou l’extraction d’une partie d’un texte sont assez basiques et peuvent être fait directement dans Excel. Dans le cas contraire, la tarification peut vite exploser.

Le gros plus, c’est de pouvoir utiliser à l’échelle GPT sur une grande quantité de données.

En termes de prix, vous devez prendre un pack crédits (minimum 29$) et ensuite vous êtes facturé à chaque appel API. En ordre de grandeur, cela vous fait un x2 sur le coût initial de l’API OpenAI.

2) Une application concrète

Sur cette deuxième partie, l’idée est de faire notre propre fonction GPT dans Google Sheets et créer d’autres fonctions grâce à GPT-4 pour faire appel à d’autres outils externes et réaliser un process complet et concret sur Gsheets.

On va prendre le cas d’une prospection avec une demande personnalisée sur LinkedIn, il nous faut récupérer, agréger, formater un certain nombre de données.

Sur ce cas, on va devoir :

avoir une liste de prospects LinkedIn respectant certains critères
extraire les informations des profils LinkedIn (prénom / nom / entreprise / …)
récupérer l’email de la personne
rédiger la note personnalisée de prise de contact
bonus : lancer la prise de contact : LinkedIn + Mail

On va descendre chacune de ces étapes :

Étape 1 - la recherche des prospects

Dans notre cas, on a récupéré une liste de noms / prénoms grâce à une recherche booléenne sur Google + l’utilisation d’un outil d’extraction d’URLs type SERP API.

La recherche booléenne permet d’affiner la recherche en sortant uniquement les URLs de LinkedIn, avec la mention COO dans le titre par exemple. Voici la recherche utilisée :

("COO" OR "Chief Operating Officer" OR "Directeur des opérations" OR "Responsable des opérations" OR "Directeur des opérateurs" OR "Directeur opérationnel") AND "Paris" site:https://fr.linkedin.com/in

D’ailleurs cette recherche booléenne a été créée par GPT sur la base de quelques instructions.

Étape 2 - l’enrichissement des données

On va extraire les informations de l’URL LinkedIn en utilisant un outil comme Scrapin. On aurait pu aussi utiliser la fonction GPT_web qui permet de lire les informations d’un URL précis comme vu au-dessus, mais le coût est plus élevé de GPT_web.

Étape 3 - récupérer l’adresse mail

Une fois qu’on a les informations sur le prospect. On va pouvoir récupérer son adresse mail grâce à un outil comme Hunter.io. Pour cela, on va utiliser le prénom / nom et l’URL de l’entreprise.

Étape 4 - rédaction de la note personnalisée

La dernière étape est la rédaction de la note d’invitation sur LinkedIn que l’on va pouvoir rédiger grâce à GPT et de manière personnalisée en injectant toutes les informations en notre possession (prénom / nom / entreprise / …).

On aurait pu facilement rédiger un mail en ajoutant en plus tout le contexte de prise de contact pour que GPT trouve une accroche subtile.

Étape 5 - Aller plus loin

Une fois ces 4 étapes réalisées, on est prêt à :

automatiser la prise de contact LinkedIn + par mail de manière personnalisée
injecter les données dans notre CRM
poursuivre l’automatisation à plus grande échelle

Je tenais à vous partager ce cas concret pour vous montrer que l’IA nous permet à la fois d’apporter de la personnalisation dans nos prises de contacts (assez classique), mais surtout de créer toutes les fonctions Google Sheets en quelques minutes en rédigeant le script Google Apps Script pour vous entièrement.

Vous pouvez créer vous-même une fonction Google Apps Script grâce à ce prompt.

3 informations seront nécessaires pour créer votre propre fonction qui réalise un appel API à un outil externe :

copier / coller l’appel API
copier / coller la réponse de l’appel API
préciser la formule =recherche_web(”variable_appel_api”;”cellule”) avec la réponse que doit générer la formule, souvent une variable précise de l’étape 2

Voici la liste des fonctions que l’on a créée :

Une fonction =GPT(”prompt”;”valeur”) avec l’API d’Open AI (la même chose que l’outil clé en man vu plus haut)
Une fonction =recherche_web(searchQuery, position) avec l’API de SerpApi
Une fonction =scrape_LK(linkedinUrl) avec l’API de Scrapin
Une fonction =email(domain, firstName, lastName) avec l’API d’hunter.io

Ce qui est très pratique, c’est qu’une fois ces fonctions créées, vous pourrez les utiliser quand vous le souhaitez et ils vont booster votre Google Sheets, en particulier la fonction =GPT().

Voici ce que cela donne en vidéo :

Retour d’expérience 👣

Je devrais vous partager mon site web dans le courant de la semaine, il rassemblera :

l’ensemble des cas concrets
les actualités IA
les outils avec filtre sur la thématique / métiers / etc

Cela me permettra dans un avenir proche de proposer des accompagnements dans une volonté de créer une offre pour accompagner les entreprises dans leur utilisation de l’IA.

À très vite 💪