#10 | Implémenter l'IA en entreprise : aperçu des étapes, cas concrets, ..

Hello à tous, bienvenue sur cette 10ᵉ édition ! 🎉

15% des entreprises disent utiliser l’IA en interne. Le terme utilisation reste large et la réalité d’une adoption de l’IA en entreprise doit sûrement être éloigné de ce chiffre.

C’est pourquoi, je tente dans cette newsletter de donner des clés pour adopter l’IA en entreprise jusqu’à l’utilisation de l’IA dans des process en fonction de votre avancement.

C’est une version courte d’un guide plus complet que vous pouvez retrouver en intégralité ici.

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Sommaire

• Case Study : Adopter l’IA pas à pas dans son entreprise

  • Niveau Basique - identification des besoins

  • Niveau Intermédiaire - utilisation de l’IA

  • Niveau Avancé - l’IA dans vos process

  • Bilan

• Top news IA

• Retour d’expérience

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Introduction

Pour une intégration efficace de l’IA en entreprise, il est important de suivre une approche progressive par rapport à votre niveau actuel d’adoption de l’IA.

J’ai structuré l’approche dans cette newsletter en distinguant 3 niveaux :

• basique

• intermédiaire

• avancé

[BASIQUE] Identification des besoins en IA

L’objectif de ce niveau est d’évaluer la compréhension et la maturité de votre entreprise en matière d’IA, et dans un second temps d’identifier des besoins en IA dans certains départements.

Pour évaluer la compréhension et maturité, voici une proposition de structure à suivre :

1. Évaluer le niveau de compétence global de votre équipe sur l’IA. Voici un template qui peut vous servir de base.

2. Audit interne pour identifier des “champions” : affiner les compétences IA parmi les employés (évaluations de connaissances, interviews).

L’objectif est de définir le niveau de compétence IA individuel puis collectif. Avec la possibilité de faire levier avec des “champions” qui sont bien placés pour promouvoir l’IA en interne.

Un champion ou cyborg est une personne qui jouera un rôle clé dans la promotion et la mise en œuvre de l’IA. La personne a souvent une bonne connaissance de la techno et une appétence pour creuser le sujet. Elle participera à la sensibilisation, promotion, collaboration et développement de l’IA dans son équipe, département ou à travers l’entreprise.

Ces 2 étapes permettent de créer une carte de compétences internes dans les différents départements pour déterminer le niveau de besoin en formation et prioriser en fonction.

Dans le cas où un plan de formation et développement de compétences est nécessaire, il sera alors nécessaire de :

1. identifier les formats de formation adaptés aux besoins : formations individuelles, collectives, ateliers pratiques

2. réflexion et stratégie pour un accompagnement continu. L’accompagnement continu joue un rôle essentiel dans la mise à niveau des compétences et la possibilité de continuer d’exploiter le potentiel de l’IA. Les technos évoluent tellement vite que certaines connaissances peuvent ne plus être d’actualité 6 mois après.

Ensuite, il sera pertinent ensuite d’aller sur l’utilisation concrète de l’IA en interne (niveau intermédiaire) mais pour garder une structure pertinente, il est important de définir et partager en interne :

• votre stratégie sur l’IA : Quels sont les objectifs de l’entreprise sur l’IA ? Par exemple :

  1. La réduction des coûts / efficacité opérationnelle

  2. L’augmentation des revenus

  3. L’amélioration de l’expérience utilisateur

• une charte d’utilisation de l’IA → voici le lien d’un template si besoin.

Voici le plan d’actions à cette étape :

1. questionnaire standardisé pour évaluer la maturité globale

2. audit interne pour affiner les connaissances et appétences

3. mapping des compétences internes / ressources disponibles

4. réflexion stratégique sur l’utilisation de l’IA en interne : KPI / objectif

5. plan de formation adapté

[INTERMÉDIAIRE] Commencer à utiliser l’IA pas à pas

Après une phase d’analyse des besoins et de formation, l’objectif ici est de rentrer dans une familiarisation de l’IA et répondre aux questions suivantes :

• qu’est-ce que je peux faire avec l’IA en interne ?

• quels outils peuvent m’aider dans mon quotidien ?

• comment être proactif avec mon équipe sur le sujet ?

Pour cette phase, l’utilisation de champions en interne (la responsabilisation du sujet par quelques personnes) permet de faire un effet de levier pour accélérer l’utilisation de l’IA.

Ce seront des ambassadeurs de l’adoption de l’IA et les moteurs de votre transformation !

Pour activer un état d’esprit d’application concrète de l’IA, la création de workshops, d’ateliers pratiques permet d’engager les employés sur une réflexion d’application concrète.

À ce stade, il n’est pas forcément nécessaire de rentrer sur un mapping complet des process mais plus de trouver comment l’IA peut facilement aider au quotidien sur de petites tâches.

Cela permet de se familiariser avec la techno, d’avoir confiance, de bien utiliser l’outil pour éviter d’avoir des hallucinations (erreurs).

Très rapidement, cela devrait déboucher sur l’utilisation individuelle d’un outil généraliste comme chatGPT ... en respectant la charte d’utilisation définie à l’étape 1.

L’idée est que chacun puisse utiliser l’IA en tant qu’assistant / copilot dans son travail au quotidien, à minima pour des tâches :

• d’aide à la mise en forme d’un contenu (mise en forme, correction orthographique, syntaxe, etc)

• de base de recherche pour comprendre des concepts clés ou cerner les avantages / inconvénients de concepts

• d’aide à la créativité / brainstorming / partage de problématiques

• résumé d’informations

• extraction d’informations depuis un document

Aucun budget est nécessaire, vous pouvez utiliser une liste d’outils gratuits sur ces tâches comme GPT ou Perplexity.

Pour aller plus loin avec une option payante, vous pouvez aussi opter pour l’utilisation d’un outil d’aide à la recherche d’informations interne pour les employés.

C’est le cas de Dust qui vous permet de créer des assistants spécialisés dans la recherche de certaines informations précises de l’entreprise :

• recherche d’informations sur la politique RH de l’entreprise

• transcript automatique à la fin de chaque réunion

• création de formule SQL

• …

Voici un exemple d’assistant sur la partie transcript :

Former pour piloter des projets IA internes

À cette étape, la formation de dirigeants et managers pour qu’ils comprennent et puisse piloter les initiatives IA est non négligeable. Une formation plus axée sur la gestion de projets et l’analyse stratégique.

La maitrise de l’IA est devenue une compétence similaire à la connaissance d’un de vos outils coeurs de métiers comme un CRM.

Partager les apprentissages de l’équipe

Enfin, la création d’une base de connaissance sur l’IA pour partager ouvertement l’utilisation de l’IA en interne est super utile, cela permet de garder tout le monde au même niveau. Par exemple, vous pouvez retrouver :

• une base de prompts : chacun partage ses prompts

• liste des cas d’utilisation : pour quelle tâche j’utilise l’IA dans mon quotidien ?

• liste des ressources utiles : outils, tutoriels, best practices, mis à jour régulièrement

Avec pourquoi pas la création d’un channel sur Slack / Discord de veille IA où chacun peut partager des idées sur l’IA, piloté par un chef de projet IA.

[AVANCÉ] Utiliser l’IA dans les process

L’objectif à ce niveau est de commencer à utiliser l’IA sur une partie ou tout le process.

Grâce à votre compréhension (niveau 1) puis à vos premières utilisations de l’IA (niveau 2), vous cernez mieux le champ des possibles sur le sujet et vous êtes plus à même de voir l’impact possible sur certains process.

Cette étape est donc l’occasion d’identifier les process pertinents et prioritaires :

1. avec un mapping des process clés et l’identification d’axes d’améliorations opérationels

2. d’un scoring par critère type facilité d’implémentation, impact entreprise, temps passé par l’opérateur, sensibilité de la réponse, fréquence, … pour prioriser

3. ré-aligner la priorisation sur les objectifs stratégiques de l’entreprise défini à l’étape 1

C’est à ce moment que l’on rentre plus dans le pilotage d’un projet IA et l’étude de faisabilité des projets (d’où l’importance de former les dirigeants / cadres sur le pilotage). Il sera nécessaire pour chaque projet de :

1. réaliser une analyse de coût / bénéfice pour évaluer le ROI

2. élaborer un plan d’action pour la création d’un 1er POC : objectifs, ressources allouées, calendrier, …

3. Tester et améliorer le POC avec un objectif de déploiement sur le process actuel

Une fois l’intégration faite dans le process opérationnel, il faudra continuer d’améliorer le process en fonction des avancées technologiques de l’IA, suivre et évaluer l’impact du projet et l’atteinte des objectifs.

Bilan sur les 3 phases

J’espère que ces différentes étapes vous permettent d’avancer sur votre réflexion et de sortir avec un plan d’action concret par rapport à votre situation.

Je me suis majoritairement concentré sur l’utilisation de l’IA pour augmenter votre productivité VS l’IA pour booster votre produit / service.

Je souligne encore l’importance d’une formation en continu et un partage d’expérience sur l’utilisation de l’IA pour garder un niveau homogène. Les évolutions sont rapides et un calendrier d’action sur ce sujet permet de maintenir un niveau d’attention et compréhension élevé.

Rester sur une approche concrète avec des actions rapides et simples à mettre en place est l’une des clés pour passer un cap sur l’IA.

Des cas concrets pour vous donner des idées d’application

L’IA peut paraitre parfois obscur, voici quelques exemples d’utilisation d’IA :

• analyse et extraction de données depuis des documents pour afficher les résultats à des clients

• classification (labellisation) des mails reçus et automatisation des tâches (synchronisation des statuts, notification client / interne, remplissage automatique de documents, etc)

• Remplissage automatique d’une base de données en scrapant des informations sur une liste d’URLs

• Extraction d’informations depuis des photos envoyés sur Whatsapp, stockage et synchronisation avec le CRM, notification de la personne référente

• Analyse de contenu pour savoir quand mettre à jour un article de blog

Ce sont de simples exemples, mais j’ai listé +30 cas d’utilisations de l’IA dans des entreprises (Alan, Strava, Pretto, Klarna, Cdiscount, Louve Invest, Guy Hocquet, Check & Visit, Amplitude, Lonely Planet, Moderna, RockHer, …), pour ceux qui sont intéressés, n’hésitez pas à mettre un petit commentaire en bas de l’article.

Voici un aperçu de cette liste :

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Top news IA ☕

Au sommaire des actualités de la semaine :

• Les annonces de Microsoft Build 2024

• Google et OpenAI sur le danger de l’IA

• Partenariat d’OpenAI

• Nouvelle fonctionnalité de chatGPT

• News de la tech : levées de fonds

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Retour d’expérience 👣

Cette semaine, j’ai amélioré la recherche d’outils IA sur mon site. Vous pouvez maintenant utiliser les filtres et la barre de recherche directement.

Pour ceux qui sont intéressés, je suis disponible pour échanger sur vos problématiques sur ce lien.

Sur ces 6 prochains mois, je vais me concentrer sur l’implémentation de l’IA dans les process business ops, n’hésitez pas à me solliciter si vous souhaitez vous y attaquer sérieusement !

Semaine prochaine, j’aborde un classique : la création de contenu avec l’IA.

Un like ou commentaire pour booster la newsletter si vous appréciez le contenu, c’est super important ! 🙏

À très vite! 💪